Wir dürfen Euch über eine ab 01. Januar 2025 greifende Gesetzesänderung informieren.
Vielleicht habt Ihr es schon mitbekommen; ab dem 01. Januar 2025 muss ein inländischer Unternehmer in der Lage sein, eine Rechnung von inländischen Unternehmern in elektronischer Form (E-Rechnung) entgegennehmen zu können.
Dies betrifft auch uns/Euch als Sportvereine, wenn wir/Ihr unternehmerisch tätig seid. Unternehmerisch ist Euer Verein bereits tätig, wenn er einen Wettkampf veranstaltet, Vereinskleidung verkauft oder Räume des Vereins vermietet, selbst wenn Euer Verein die Voraussetzungen als sog. Kleinunternehmer erfüllt oder seine Leistungen von der Umsatzsteuer befreit sind.
Die Möglichkeit der Entgegennahme der E-Rechnung ab 01. Januar 2025 kann Euer Verein auch nicht mit der Begründung verweigern, dass er Kleinunternehmer ist oder nur umsatzsteuerfreie Umsätze ausführt.
Für die wirksame Entgegennahme reicht es aus, wenn Euer Verein beispielsweise ein E-Mail-Postfach einrichtet oder sein bestehendes Postfach verwendet. Er kann aber auch andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren (z.B. Bereitstellung in einem Portal).
Bitte beachtet, dass eine PDF-Datei keine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Neuregelung ist. E-Rechnungen sind maschinenlesbare Datensätze, die nicht ohne weiteres mit dem Auge lesbar sind. Eine gute Darstellung der Unterschiede findet Ihr hier: Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E‑Rechnung (e-rechnung-bund.de).
Wie Ihr die E-Rechnungen lesbar macht und weiterverarbeitet (Rechnungsprüfung, Zahlungsanweisung, Buchhaltung) liegt im Verantwortungsbereich Eures Vereins. Beispielhaft findet Ihr eine nicht abschließende Liste hierfür kompatibler Software für eines der zulässigen elektronischen Rechnungsformate unter folgendem Link: ZUGFeRD-Anbieter | Forum elektronische Rechnung Deutschland (ferd-net.de). Es gibt jedoch auch andere anerkannte Rechnungsformate und folglich weitere Softwareanbieter.
Bitte informiert Euch rechtzeitig und unternehmt ggf. die erforderlichen Schritte. Falls Ihr Fragen habt könnt Ihr Euch gern an uns wenden.
Schließlich müsst Ihr (je nach Umsatzvolumen Eures Vereins und nach Rechnungshöhe) spätestens ab 01.01.2028 Eure selbst Rechnungen an andere inländische Unternehmer in elektronischer Form erstellen und übermitteln. Die beschriebene Verpflichtung zur Rechnungslegung gilt nicht bei Rechnungen über Kleinbeträge (aktuell 250 EUR) und bei Rechnungen an Privatpersonen (Nichtunternehmer) im Inland.
Auch hierzu könnt Ihr Euch, Falls Ihr Fragen habt, gern an uns wenden.
Kontaktdaten bei Fragen: LRVS-Schatzmeister Alexander Heidrich (alexander.heidrich@sachsen-rudern.de)